La rapidez y el éxito de una solicitud de devolución de impuestos ante la SUNAT no dependen de la habilidad para llenar un formulario, sino de la calidad, el orden y la solidez de la contabilidad que la sustenta. Una contabilidad preparada no solo agiliza el proceso, sino que reduce drásticamente el riesgo de observaciones, rechazos y fiscalizaciones prolongadas.
La SUNAT aprueba devoluciones basándose en información coherente y verificable. El objetivo, por lo tanto, es que su contabilidad sea precisamente eso: un sistema a prueba de revisiones. Iniciar una solicitud con una contabilidad desordenada o con inconsistencias es invitar a la administración tributaria a una revisión exhaustiva que puede derivar en contingencias inesperadas.
Esta guía detalla las acciones y mejores prácticas específicas para auditar y preparar su sistema contable y documental antes de iniciar cualquier trámite de devolución.
El Principio Fundamental: Trazabilidad y Fehaciencia
Antes de entrar en los detalles, es crucial entender dos principios que rigen cualquier revisión de la SUNAT:
- Trazabilidad: Es la capacidad de seguir la pista de cualquier operación desde su origen (el comprobante de pago) hasta su destino final (la declaración jurada), pasando por cada registro contable intermedio. Si la SUNAT elige una factura de compra al azar, debe poder encontrarla en su Registro de Compras, su asiento en el Libro Diario y su efecto en la determinación del impuesto.
- Fehaciencia: Es la obligación de demostrar que la operación que sustenta el comprobante es real y efectivamente ocurrió. No basta con tener la factura; se deben tener pruebas adicionales como órdenes de compra, guías de remisión, correos electrónicos, contratos y la prueba del pago (bancarización).
Toda la preparación contable se orienta a garantizar estos dos principios.
Checklist de Preparación Contable: 5 Áreas Críticas a Revisar
A continuación, se presenta una lista de verificación de las cinco áreas que deben ser auditadas y ordenadas antes de presentar una solicitud de devolución.
1. Validación Rigurosa de Comprobantes de Pago (El Origen)
La base de todo crédito fiscal y gasto deducible es el comprobante de pago. Cada factura de compra debe pasar una triple validación:
- Validación Formal: Verificar que el comprobante cumple con todos los requisitos del Reglamento de Comprobantes de Pago (R.S. 007-99/SUNAT). Esto incluye datos completos del emisor y del adquirente, descripción detallada del bien o servicio, fechas correctas, etc.
- Validación del Emisor: Es indispensable confirmar el estado del RUC del proveedor a la fecha de emisión de la factura. Utilice el portal de la SUNAT para verificar que el proveedor se encontraba en estado «Activo» y con condición de domicilio «Habido». Una factura emitida por un proveedor «No Hallado» o con baja de RUC resultará en la pérdida del crédito fiscal y/o gasto para su empresa.
- Bancarización: La Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía (Ley N° 28194) exige que toda operación por un monto igual o superior a S/ 2,000 o US$ 500 sea pagada utilizando medios de pago a través del sistema financiero (transferencias, depósitos, cheques de gerencia, etc.). No contar con la constancia de bancarización anula la validez del gasto y del crédito fiscal para efectos tributarios.
2. Conciliación y Orden del Registro de Compras y Ventas
Estos registros, hoy mayoritariamente electrónicos (PLE), son la primera fuente de información que la SUNAT cruza.
- Cruces de Información: Se debe realizar una conciliación mensual entre el total de comprobantes de pago físicos/digitales y los montos declarados en los libros electrónicos. No debe haber omisiones ni duplicidades.
- Consistencia con la Declaración: El total de la base imponible y del IGV del Registro de Compras debe coincidir exactamente con los montos consignados en las casillas correspondientes del Formulario Declara Fácil 621 (PDT) del mismo período. Cualquier diferencia es una bandera roja para el fiscalizador.
3. Correcta Aplicación del Crédito Fiscal y Otros Créditos
No todo el IGV de las compras es automáticamente un crédito fiscal utilizable.
- Principio de Causalidad: El gasto (y su IGV asociado) debe ser necesario y estar directamente relacionado con la actividad generadora de ingresos de la empresa. Gastos personales o ajenos al giro del negocio no dan derecho a crédito fiscal.
- Control de Créditos Específicos: Los saldos a favor por percepciones y retenciones deben ser controlados de forma separada. Se recomienda utilizar cuentas contables específicas (ej. «401112 – IGV – Percepciones por aplicar») para llevar un control analítico de cuánto se acumula y cuánto se aplica cada mes. Esto facilita enormemente la preparación de los papeles de trabajo para la solicitud de devolución.
4. Coherencia de los Libros Contables (Diario y Mayor)
La contabilidad es un sistema integrado. Los registros auxiliares deben conversar con los libros principales.
- Análisis de Cuentas: El saldo de las cuentas contables clave debe ser razonable y consistente. Por ejemplo, el saldo de la cuenta «40111 – IGV por Pagar» o «1673 – IGV por Acreditar» en el Libro Mayor debe coincidir con el saldo a favor o por pagar determinado en la DJ mensual.
- Asientos Contables Completos: Cada asiento en el Libro Diario debe tener su glosa explicativa y su documento de sustento referenciado.
5. Saneamiento de Deudas y Obligaciones Pendientes
Antes de solicitar una devolución, es una práctica prudente revisar el estado de cuenta de la empresa en la Clave SOL.
- Revisión de Valores Pendientes de Pago: Verifique si existen multas, resoluciones de determinación o cualquier otra deuda tributaria pendiente de pago.
- Efecto de la Compensación de Oficio: La SUNAT tiene la facultad (Art. 40 del Código Tributario) de compensar de oficio las deudas del contribuyente contra los créditos que este tenga. Si usted tiene una multa de S/ 2,000 y solicita una devolución de S/ 10,000, la SUNAT primero cobrará la multa y luego le devolverá los S/ 8,000 restantes. Conocer sus deudas de antemano le permite tener una expectativa realista del monto que recibirá.
La Contabilidad Preventiva como Estrategia de Negocio
La preparación de la contabilidad para una devolución no es una tarea que se realiza un día antes de presentar la solicitud. Es el resultado directo de una gestión contable ordenada, disciplinada y preventiva que se aplica de forma continua. Una contabilidad robusta y bien documentada no solo es la llave para una devolución rápida y sin sobresaltos, sino que también blinda a la empresa ante cualquier tipo de fiscalización, convirtiendo una potencial contingencia en una simple verificación de rutina y demostrando una gestión empresarial responsable.
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