Ha presentado su solicitud de devolución de impuestos, ha guardado la constancia con el número de orden y, al revisar el estado del expediente con su Clave SOL, ve el mensaje: En Evaluación. Esta es la primera etapa formal post-presentación y, aunque puede parecer un período de simple espera, en realidad es una ventana de oportunidad crucial para la preparación activa.
Pensar que en esta fase no hay nada que hacer es uno de los errores más comunes. Las acciones que su empresa tome durante el estado “En Evaluación” pueden definir la rapidez, la fluidez y, en última instancia, el éxito de todo el proceso de devolución.
Estas son las acciones estratégicas y preventivas que una empresa debe ejecutar durante esta fase para asegurar una respuesta rápida y eficiente ante un eventual requerimiento de la SUNAT, minimizando así demoras y contingencias.
¿Qué ocurre internamente en la SUNAT durante la fase de evaluación?
Para actuar estratégicamente, primero debe entender qué sucede «detrás de cámaras» una vez que su solicitud ingresa a los sistemas de la SUNAT.
1. Cruces de Información Automatizados
La SUNAT utiliza potentes sistemas informáticos como primer filtro. En esta etapa inicial, sus sistemas realizan cruces automáticos de la información presentada en su solicitud contra otras fuentes de datos que ya poseen:
- Declaraciones Mensuales (PDT 621): Compara el monto y período solicitado con lo que usted declaró mensualmente.
- Libros Electrónicos (PLE): Valida la consistencia de su Registro de Compras y Ventas electrónicos.
- Comprobantes de Pago Electrónicos (SEE): Cruza información con las facturas emitidas y recibidas, así como con los comprobantes de retención y percepción informados por terceros.
Si se detectan inconsistencias significativas en esta fase (ej. el monto solicitado no cuadra con las declaraciones), la solicitud puede ser observada o marcada para una revisión humana prioritaria y más exhaustiva.
2. Asignación a un Auditor (Fiscalizador)
Si la solicitud supera los filtros automáticos, o si por sus características (monto elevado, complejidad, historial del contribuyente) es seleccionada para una revisión manual, el expediente es asignado a un auditor de la SUNAT. Este funcionario será el responsable de llevar a cabo la verificación, que puede ir desde una simple revisión documental hasta una fiscalización parcial. El estado «En Evaluación» cubre todo este período de análisis preliminar y asignación.
Acciones Proactivas
No espere a recibir una notificación para empezar a moverse. Use este tiempo para prepararse.
1. Designar un Responsable y un Equipo de Respuesta
El orden interno es el primer paso para una respuesta externa eficiente.
- Punto de Contacto Único: Designe a una persona dentro de su empresa (usualmente el contador o el gerente de administración) como el responsable principal del seguimiento del trámite. Esta persona será la encargada de monitorear el buzón electrónico y coordinar las acciones.
- Alinear al Equipo: Asegúrese de que el equipo contable y el área que generó la operación (compras, exportaciones, etc.) estén al tanto y listos para colaborar en la recopilación de documentos.
2. Preparar y Organizar el «Expediente Espejo»
Este es el paso más importante. Cree una carpeta física y/o digital que sea un reflejo exacto de lo que la SUNAT le va a pedir. Este «expediente espejo» debe contener toda la documentación que sustenta su solicitud.
- Contenido del Expediente: Debe incluir, como mínimo, los papeles de trabajo con el cálculo del saldo, una copia de los comprobantes de pago más relevantes, los reportes del Registro de Compras y Ventas, las constancias de retención/percepción y las pruebas de bancarización.
- Orden y Foliación: Organice los documentos por período tributario (mes y año) y numere cada página (foliación). Esto no solo demuestra profesionalismo y orden, sino que facilita enormemente la revisión del auditor.
3. Auditar Preventivamente su Propio Expediente
Una vez armado el «expediente espejo», revíselo con ojo crítico, como si usted fuera el auditor de la SUNAT.
- Hágase las Preguntas Clave: ¿Están todas las facturas de compra validadas (emisor activo y habido)? ¿Falta algún sustento de bancarización? ¿Hay alguna inconsistencia entre el Registro de Compras y el Libro Diario? ¿El cálculo del saldo a favor es claro y fácil de seguir?
- Subsanar Errores: Identificar y resolver estos problemas antes de que la SUNAT los encuentre le ahorrará semanas, o incluso meses, de idas y vueltas en el proceso de requerimientos.
4. Monitoreo Diario del Buzón Electrónico SOL
Esta no es una recomendación, es una necesidad.
- El Canal Oficial: El requerimiento de la SUNAT con la solicitud de documentos llegará a su Buzón Electrónico. El plazo para responder (usualmente 10 días hábiles) empieza a correr desde el día hábil siguiente a la fecha de depósito en el buzón.
- Evitar Plazos Vencidos: Un monitoreo diario es la única forma de garantizar que verá la notificación el mismo día que llega, dándole el máximo tiempo posible para preparar y presentar su respuesta. Perder el plazo de un requerimiento es una de las causas más comunes para que una solicitud se declare «no presentada».
Emisión del Requerimiento
El resultado más probable de la fase «En Evaluación» es la emisión de un requerimiento. Este documento no debe ser motivo de alarma; es un paso normal y esperado del proceso de verificación. En él, el auditor le solicitará formalmente la presentación de los libros, registros y documentos que usted ya ha preparado en su «expediente espejo». Estar listo para este paso es el objetivo de toda la preparación.
De la espera pasiva a la preparación estratégica
El estado «En Evaluación» en el portal de la SUNAT no es una invitación a la inacción. Es la fase de preparación para el momento más decisivo del proceso: la revisión del auditor. Las empresas que utilizan este tiempo para designar responsables, organizar su documentación de forma impecable, auditar sus propios papeles y monitorear proactivamente los canales de comunicación, son las que experimentan procesos de devolución más rápidos, fluidos y exitosos.
La proactividad en esta etapa transforma la incertidumbre en control y demuestra a la SUNAT una gestión ordenada y transparente, elementos que siempre facilitan una resolución favorable.
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