Un proceso de devolución de impuestos exitoso no es producto de la suerte, sino el resultado de una preparación metódica y exhaustiva. Antes de presentar cualquier solicitud a la SUNAT, es indispensable realizar una auditoría interna que abarque tanto la precisión de los datos contables como el cumplimiento de los requisitos legales y formales que exige la normativa.
Esta guía presenta un checklist definitivo, dividido en el área contable y el área legal, que toda empresa en Perú debe completar para asegurar un trámite de devolución con las mayores probabilidades de éxito y en el menor tiempo posible.
Área Contable: Precisión de los números y su sustento
Esta área se enfoca en asegurar que la información financiera que sustenta la solicitud sea correcta, consistente y verificable.
1. Cuantificación y origen del saldo a favor
- [ ] Elaborar papel de trabajo detallado: Construir una hoja de cálculo que muestre el origen del saldo a favor (percepciones, retenciones, pagos en exceso, etc.), su cálculo mes a mes, la normativa que lo ampara y el monto final exacto a solicitar. Este documento es su mapa interno.
- [ ] Conciliar el Saldo con Libros Contables: Verificar que el monto solicitado coincida exactamente con los saldos de las cuentas contables pertinentes en el Libro Mayor (ej. Cta. 40111 – IGV por Pagar, Cta. 1673 – IGV por Acreditar en Aplicación).
2. Validación de registros y libros electrónicos (PLE)
Los libros electrónicos son la primera fuente de datos que la SUNAT audita de forma masiva.
- [ ] Consistencia del Registro de compras y ventas: Realizar un cruce de información para asegurar que no existan omisiones, duplicidades o inconsistencias entre ambos registros.
- [ ] Coherencia con Declaraciones Mensuales (Declara Fácil 621): Confirmar que los importes totales de base imponible e impuestos de los libros electrónicos cuadren al céntimo con lo declarado a la SUNAT en cada período. Cualquier diferencia, por mínima que sea, es una alerta para el sistema de la SUNAT.
- [ ] Correcta anotación de operaciones: Revisar que todas las operaciones estén registradas en el período tributario que les corresponde según la normativa del IGV y del Impuesto a la Renta.
3. Rigurosidad del crédito fiscal y gastos deducibles
El corazón de muchas devoluciones (especialmente de IGV) es la validez del crédito fiscal.
- [ ] Aplicación del principio de causalidad: Auditar una muestra representativa de los gastos registrados para asegurar que sean necesarios para producir la renta y mantener la fuente del negocio, según lo establece la Ley del Impuesto a la Renta.
- [ ] Control de gastos sujetos a límite: Verificar que los gastos que tienen un límite para su deducibilidad (ej. gastos de representación, gastos de viaje, gastos de vehículos) no excedan los topes legales. Un exceso en estos gastos puede ser reparado por la SUNAT.
- [ ] Sustento de Costos y Existencias: Para empresas industriales o comerciales, tener listos los informes de control de inventarios, kárdex valorizado y los informes técnicos que sustenten mermas o desmedros, si fuera el caso.
Área Legal y formal: El cumplimiento de la normativa
Esta área se enfoca en asegurar que todas las operaciones y la propia empresa cumplan con los requisitos formales que exige la ley.
4. Validez de los comprobantes de pago
Un comprobante sin validez formal anula el crédito fiscal y el gasto.
- [ ] Verificación de Proveedores en el Padrón RUC: Implementar un protocolo para consultar en el portal de la SUNAT que todos los proveedores estuvieran «Activos» y con domicilio «Habido» a la fecha de emisión de las facturas que sustentan el crédito fiscal.
- [ ] Cumplimiento de Requisitos del Reglamento de Comprobantes de Pago: Realizar un muestreo para revisar que los comprobantes de pago cumplan con todas las exigencias formales (datos completos, descripción detallada, etc.).
- [ ] Archivo de la Prueba de Bancarización (Ley N° 28194): Confirmar que se tiene archivada la constancia del medio de pago (transferencia, voucher, etc.) para cada operación que supere los S/ 2,000 o US$ 500. Sin esta prueba, la operación es inválida para efectos tributarios.
5. Estado y obligaciones del contribuyente
El estado de su empresa ante la SUNAT es un requisito de admisibilidad.
- [ ] Verificación de la condición del domicilio fiscal: Ingresar a la Ficha RUC con la Clave SOL y confirmar que la condición sea «Habido». Una condición de «No Hallado» o «No Habido» puede bloquear el inicio del trámite o suspenderlo.
- [ ] Revisión de deudas pendientes: Consultar el reporte de «Valores Pendientes de Pago» en el portal de la SUNAT. Identificar deudas o multas le permitirá anticipar una posible «compensación de oficio» por parte de la SUNAT.
- [ ] Confirmación del plazo de prescripción (Código Tributario, Art. 43°): Verificar que el saldo a favor que se solicita no haya superado el plazo de prescripción de cuatro (4) años. Un derecho prescrito es un derecho perdido.
6. Requisitos formales de la solicitud
Son los detalles finales que aseguran que el trámite ingrese correctamente.
- [ ] Verificación del Código de Cuenta Interbancario (CCI): Confirmar en la Ficha RUC que el CCI registrado esté activo, en moneda nacional y a nombre de la empresa (mismo RUC).
- [ ] Poderes Vigentes del Representante Legal: Asegurarse de que el representante legal que firmará la solicitud o cualquier escrito posterior tenga los poderes de representación vigentes e inscritos en Registros Públicos para actuar en nombre de la empresa ante la SUNAT.
Verificación final
- [ ] Construir y Auditar el «Expediente Espejo»: Con todos los puntos anteriores verificados, armar una carpeta (física o digital) con toda la documentación de sustento, ordenada y foliada. Este será su «expediente espejo», listo para ser presentado. Entregue este expediente a una persona que no haya participado en su armado y pídale que actúe como un «auditor interno», buscando puntos débiles, inconsistencias o información faltante.
Una herramienta de reducción de riesgo
Completar este checklist legal y contable no es una formalidad burocrática; es la principal herramienta de gestión de riesgo en un proceso de devolución tributaria. Cada punto verificado en esta checklist es una potencial observación de la SUNAT que ha sido neutralizada de antemano.
Una solicitud que ha pasado por este riguroso filtro interno es una solicitud robusta, coherente y, sobre todo, defendible.
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