Documentación SUNAT: Devolución de Impuestos a Empresas

En un proceso de devolución de impuestos ante la SUNAT, la aprobación no se fundamenta en la solicitud en sí, sino en la capacidad de la empresa para demostrar, con documentos fehacientes, el origen y la validez del saldo a favor. La SUNAT opera bajo un principio de verificación; el auditor asignado al caso tiene la función de constatar que cada sol solicitado esté respaldado por un sustento documental adecuado, coherente y legal.

La ausencia, inconsistencia o invalidez de un solo documento puede retrasar o anular todo el proceso, convirtiendo una solicitud legítima en un trámite frustrado. Por ello, la preparación documental no es un paso, es la base de todo el procedimiento.

Documentación Fundamental

Independientemente del tipo de saldo que solicite (IGV, Renta, etc.), existe un conjunto de documentos base que sustentan la contabilidad general de su empresa y que serán requeridos en cualquier fiscalización.

1. Libros y Registros Contables

Son la columna vertebral de su contabilidad y lo primero que el auditor solicitará para entender la estructura de sus operaciones.

• Registro de Compras y Registro de Ventas: Deben estar completos, sin inconsistencias entre ellos ni con las declaraciones mensuales. Si son electrónicos (PLE), tener a la mano los archivos de texto (TXT) y las constancias de presentación (Copia R).
• Libro Diario y Libro Mayor: El Diario demuestra el registro cronológico de todas las operaciones (asientos contables). El Mayor centraliza los movimientos por cada cuenta, permitiendo al auditor analizar saldos y movimientos clave.

2. Comprobantes de Pago

Cada anotación en los registros contables debe estar respaldada por un comprobante de pago válido.

• Facturas de Compra y Venta: La totalidad de las facturas que sustentan las operaciones del período a revisar. Es crucial haber verificado previamente la validez de cada una (emisor activo y habido, formalidad del documento).
• Notas de Crédito y Débito: Documentos que justifican ajustes a operaciones originales (descuentos, devoluciones, anulaciones). Deben estar correctamente referenciadas a la factura que modifican.
• Otros Comprobantes: Recibos por honorarios, tickets, boletas de venta, etc., que sustenten gastos.

3. Documentación de Pagos (Sustento de Bancarización)

Para acreditar la fehaciencia de las operaciones y cumplir con la Ley N° 28194.

• Medios de Pago: Vouchers de depósito, constancias de transferencias bancarias, cheques de gerencia, estados de cuenta, etc. Indispensables para toda operación por montos iguales o superiores a S/ 2,000 o US$ 500. Sin este sustento, el gasto y su crédito fiscal no son válidos para la SUNAT.

Documentación específica según el tipo de Saldo a Favor

Además de la base documental, cada tipo de devolución requiere un sustento específico que pruebe el origen particular del saldo.

Caso 1: Devolución de percepciones y/o retenciones del IGV

Para este caso, el auditor se centrará en probar que los adelantos (percepciones/retenciones) superaron sus obligaciones de IGV por el plazo de ley.

• Documento Clave: El papel de trabajo de la liquidación mensual del IGV por los períodos solicitados. Este informe debe detallar de forma clara:
  • Débito Fiscal (IGV de Ventas del mes).
  • Crédito Fiscal (IGV de Compras del mes).
  • El monto de las percepciones y/o retenciones sufridas y aplicadas en cada mes.
  • El cálculo del saldo a favor y su arrastre mes a mes hasta consolidar el monto a devolver.
• Sustento Específico:
  • Para Retenciones: La totalidad de los Comprobantes de Retención Electrónicos recibidos de sus clientes y declarados en la Casilla 144 del Declara Fácil 621.
  • Para Percepciones: Una relación y copia de las facturas de compra donde se consigne de forma explícita el monto de la percepción, conciliadas con el monto de la Casilla 140 del Declara Fácil 621.

Caso 2: Devolución del Saldo a Favor del Exportador (SFMB)

Aquí, el objetivo es demostrar la operación de exportación y su vínculo con las compras locales.

• Documentos de Exportación (Prueba de la Venta):
  • Declaración Aduanera de Mercancías (DAM): El documento principal que acredita la salida legal de los bienes del país.
  • Facturas Comerciales de Exportación (Invoice): Emitidas a sus clientes en el extranjero.
  • Documentos de Transporte Internacional: Conocimiento de Embarque (Bill of Lading – B/L) para transporte marítimo o Carta Porte Aérea (Air Waybill – AWB) para transporte aéreo.
• Sustento del Beneficio:
  • PDT – PDB Exportadores: La declaración jurada específica para este beneficio, donde se detallan las operaciones.
  • Facturas de Compra Locales: El conjunto de facturas de compras de bienes y servicios que se utilizaron para producir el bien o prestar el servicio exportado. El auditor verificará el nexo causal entre estas compras y la exportación.

Caso 3: Devolución de Pagos a Cuenta en Exceso del Impuesto a la Renta

La devolución se origina en la DJ Anual, por lo que la fiscalización puede abarcar toda la contabilidad del año.

• Documento Clave: La Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta (Formulario Virtual N° 710) del ejercicio correspondiente.
• Sustento Principal: El auditor verificará la razonabilidad de los ingresos, costos y gastos declarados. La documentación a preparar es extensa y abarca:
  • Libro de Inventarios y Balances: Muestra la situación financiera y patrimonial de la empresa al cierre del año.
  • Registro de Activos Fijos: Para sustentar la depreciación del ejercicio, uno de los gastos más importantes.
  • Contratos: De trabajo (para sustentar gastos de personal), de servicios (para sustentar honorarios), de alquiler (para sustentar arrendamientos), de préstamos (para sustentar gastos financieros).
  • Libro de Ingresos y Gastos (para Regímenes específicos).

Formato y Organización: Cómo Presentar la Documentación

Tener los documentos no es suficiente; deben ser presentados de forma ordenada.

• Orden: La documentación debe estar ordenada y separada por período tributario (mes y año) y, dentro de cada período, por tipo de documento.
• Foliación: Es una práctica indispensable foliar (numerar consecutivamente) todas las páginas del expediente que se presentará. Esto demuestra orden y facilita la revisión del auditor.
• Presentación Digital: La mayoría de los requerimientos se atienden vía Buzón Electrónico SOL. Los documentos deben ser escaneados de forma legible, en formato PDF y con nombres de archivo descriptivos (ej: «Facturas_Compra_Enero2025.pdf»).

La Documentación es la Voz de su Empresa ante la SUNAT

En resumen, la solicitud de devolución es una afirmación que su empresa hace. La documentación es la evidencia que prueba, defiende y valida esa afirmación. Sin una evidencia sólida, completa y ordenada, la afirmación no tiene validez para la administración tributaria. Una preparación documental proactiva es la estrategia más efectiva para transformar una fiscalización, que podría ser inquisitiva y larga, en una simple y rápida verificación de rutina.