Externalizar el trámite de devolución de tributos significa encargarle a un tercero especializado (como un estudio contable, una consultora o un gestor tributario) la gestión del proceso para recuperar impuestos pagados en exceso o indebidamente ante la administración tributaria
Si bien la opción de gestionarlo internamente puede parecer un ahorro inicial de costos, la experiencia demuestra que a menudo resulta en un mayor gasto de tiempo gerencial, un aumento del riesgo de contingencias y una menor eficiencia en el resultado final.
Esta guía analiza los beneficios tangibles y estratégicos de externalizar el proceso de devolución tributaria. El objetivo es demostrar por qué la contratación de un experto no debe ser vista como un gasto, sino como una inversión con un alto y medible retorno.
7 Beneficios externalizar del proceso de devolución
1. Ahorro de tiempo crítico
- El Problema Interno: Un proceso de devolución consume una cantidad significativa de horas de trabajo. Implica investigar la normativa, recopilar y validar cientos de documentos, preparar papeles de trabajo, llenar formularios, monitorear el portal de la SUNAT y, lo más demandante, atender los requerimientos de una fiscalización. Este tiempo es restado de las actividades que realmente generan valor para la empresa: la estrategia, las ventas, la operación y la atención al cliente.
- La Solución Externa: Al externalizar, un estudio especializado asume el 100% de la carga operativa. La participación de la gerencia se limita a la toma de decisiones inicial y a la provisión de información clave. Esto libera decenas, o incluso cientos, de horas de trabajo de su personal clave, permitiéndoles enfocarse en hacer crecer el negocio. El costo de oportunidad de no hacerlo es altísimo.
2. Maximización del monto a recuperar
- El Riesgo Interno: Un equipo no especializado puede enfocarse únicamente en el saldo a favor más evidente (por ejemplo, el de las retenciones del IGV) y pasar por alto otras fuentes de devolución. Pueden desconocer beneficios sectoriales específicos (Amazonía, Agrario, Exportadores) o no tener la pericia para calcular correctamente saldos complejos.
- La Ventaja Externa: Un especialista realiza un diagnóstico integral de la situación tributaria de la empresa. Su primer paso es identificar todas las fuentes posibles de saldos a favor. Además, su experiencia asegura que el cálculo sea preciso y que no se pierdan montos por errores técnicos o por no sustentar adecuadamente una parte del crédito fiscal, maximizando el retorno financiero de la operación.
3. Reducción drástica de Riesgos y contingencias fiscales
- El Riesgo Interno: Iniciar una solicitud de devolución es «abrir las puertas» a una revisión de la SUNAT. Un error en la solicitud, una inconsistencia contable o un documento mal sustentado puede desencadenar una fiscalización profunda que no solo afecte la devolución, sino que exponga otras áreas de la empresa a posibles multas y contingencias por períodos pasados.
- La Ventaja Externa: El outsourcing actúa como un filtro de calidad y un escudo protector. Antes de presentar nada, el estudio contable realiza una auditoría preventiva, identifica y sanea cualquier inconsistencia, y prepara un expediente impecable. Esto presenta a la SUNAT una imagen de orden y prolijidad, minimizando el perfil de riesgo de la empresa y reduciendo las probabilidades de una fiscalización inquisitiva.
4. Agilización de los tiempos del proceso
- El Problema Interno: La falta de experiencia suele llevar a cometer errores comunes que resultan en observaciones y rechazos por parte de la SUNAT. Cada error obliga a reiniciar el trámite, lo que alarga el proceso por meses y retrasa la llegada de la liquidez esperada.
- La Ventaja Externa: Un experto conoce el proceso al detalle. Al presentar una solicitud correcta y perfectamente sustentada desde el inicio, se eliminan las idas y vueltas innecesarias. Además, un especialista sabe cómo responder a los requerimientos de la SUNAT de forma rápida, precisa y completa, evitando las demoras por desinformación y acortando el tiempo total del trámite.
5. Expertos técnicos y normativa actualizada
- El Riesgo Interno: La normativa tributaria en Perú es compleja y dinámica. Constantemente se publican nuevas resoluciones, informes de la SUNAT y jurisprudencia del Tribunal Fiscal que cambian la interpretación de las reglas. Un equipo interno no especializado difícilmente puede mantenerse al día con esta avalancha de información.
- La Ventaja Externa: Un estudio contable especializado en tributación vive y respira la normativa. Su conocimiento está permanentemente actualizado, garantizando que la solicitud y su sustento se basen en la legislación y los criterios interpretativos más recientes, lo que fortalece la posición de la empresa ante el auditor.
6. Gestión profesional de la fiscalización
- El Problema Interno: Enfrentar a un auditor de la SUNAT es una situación de alta presión que requiere no solo conocimiento técnico, sino también experiencia en la gestión de estos procesos. Un error en la comunicación o en la presentación de los argumentos puede perjudicar el caso.
- La Ventaja Externa: El estudio contable asume la representación técnica de su empresa durante la fiscalización. Ellos son la cara visible ante el auditor, atienden los requerimientos, sustentan los posibles reparos y gestionan la comunicación. Esto no solo mejora radicalmente las probabilidades de una resolución favorable, sino que ofrece una invaluable tranquilidad a la gerencia.
7. Visión estratégica a futuro
- El Enfoque Interno: Generalmente, un equipo interno se enfoca en resolver el problema puntual: recuperar el saldo a favor actual.
- La Ventaja Externa: Un verdadero asesor tributario no solo recupera el dinero del pasado. Analiza por qué se generó el saldo a favor y proporciona a la gerencia recomendaciones estratégicas para optimizar la gestión tributaria de la empresa a futuro. Esto puede incluir ajustes en la política de compras, en la gestión de cobranzas o en la estructura fiscal, con el objetivo de evitar la acumulación excesiva de nuevos saldos y mejorar el flujo de caja de forma permanente.
Conclusión
La externalización es una decisión de negocio estratégica que convierte un proceso riesgoso, complejo y consumidor de tiempo en una operación financiera eficiente, segura y con un retorno claro y medible.
El costo del servicio profesional se ve ampliamente compensado por el ahorro de tiempo gerencial, la reducción de riesgos fiscales, la maximización del monto recuperado y la paz mental de saber que el proceso está en manos de expertos en el área.
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